ЦПО Хармония – Административни и офис дейности

Описание на професията (Административни и офис дейности)

2.1. Първа степен на професионална квалификация по професията Професията „Административни и офис дейности“ с първа степен на професионална квалификация обхваща изпълнението на основни административни и организационни задачи, подпомагащи работата в офис среда. Изпълняващият професията работи под ръководство и прилага установени процедури за изпълнение на ежедневните задължения, без да носи отговорност за вземане на самостоятелни решения. Лицата, придобили първа степен на професионална квалификация, могат да заемат начални длъжности, като офис помощник, деловоден сътрудник или помощник-секретар в предприятия, търговски дружества, обществени организации, учреждения или други административни звена. Работата се осъществява предимно в офис среда при използване на стандартно офис оборудване. Основните дейности включват: получаване, регистриране и предаване на входяща и изходяща кореспонденция (писма, документи, фактури); копиране, сканиране и подреждане на документи по зададен ред; подпомагане на дейностите по съхраняване и архивиране на документация. Изпълняващият професията използва офис техника, като работи с копирна машина, скенер и принтер. В зависимост от организацията може да въвежда данни в образци на формуляри и таблици. Осъществява комуникация с вътрешни служители, като предава съобщения, приема обаждания, изпраща електронни писма по указание и насочва запитвания към съответните отговорни лица. При необходимост подпомага подготовката на работното място чрез подреждане на материали и следене за наличността на офис консумативи. Изпълняващият професията трябва да познава основни правила за работа с документи и оборудване, да спазва деловия ред, вътрешните инструкции и указанията на прекия ръководител. Необходимо е да проявява внимание към детайла, точност при попълване на данни и коректност при предаване на информация. Професията е подходяща за лица с интерес към административната дейност и желание да подпомагат офисния екип чрез изпълнение на конкретни, ясно зададени задачи. 2.2. Втора степен на професионална квалификация по професията Професията „Административни и офис дейности“ с втора степен на професионална квалификация включва изпълнението на административни задачи, свързани с обработка на документи, обслужване на клиенти и осигуряване на административна поддръжка на офиса. Лицата, придобили втора степен на професионална квалификация, могат да заемат позиции, като административен сътрудник, офис асистент или помощник-секретар. Работата се извършва в различни организации – частни компании, държавни институции, неправителствени организации, учебни и здравни заведения. Изпълняващият професията работи основно под ръководството на преки ръководители, като изпълнява задачи по утвърдени вътрешни процедури и стандарти. Основните задължения включват: обработка на служебни документи (заявки, справки, бележки, договори), поддържане на входяща и изходяща кореспонденция, водене на регистри, попълване на документи по образец. Осигурява поддръжката на физически и електронни архиви, въвежда и актуализира информация в електронни таблици и системи. Подпомага организирането на срещи, изготвя материали, прави справки по зададени критерии. Използва стандартен офис софтуер (текстообработка, електронни таблици, електронна поща), както и офис техника – копирна машина, скенер, принтер, телефон. В ежедневната си работа комуникира с вътрешни и външни лица – предава информация, насочва запитвания и оказва съдействие по служебни въпроси. Изпълняващият професията подпомага дейности, свързани с поръчки на консумативи, поддръжка на офис оборудване и организация на документооборота. При изпълнението на задълженията си спазва фирмените правила, Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент относно защитата на данните) (OB, L 119, 4.05.2016 г.), здравословните и безопасни условия на труд. Необходимо е да притежава добра комуникативност, организираност, внимание към детайлите и умения за работа с документи, информация и клиенти. Задълженията се изпълняват в ясно структурирана среда, с известна самостоятелност, но без носене на управленска отговорност или координация на други служители. 2.3. Трета степен на професионална квалификация по професията Професията „Административни и офис дейности“ обхваща различни позиции, най-често заеманите от които са секретар, технически сътрудник и офис мениджър. Тези длъжности са ключови за функционирането на всяко предприятие, тъй като осигуряват организация, координация и подкрепа на ежедневните административни задачи. Те играят важна роля в ефективното управление на офис средата и сътрудничеството в екипа. Позиции в административни и офис дейности са налични в почти всяка организация – от малки фирми до големи корпорации, държавни институции, неправителствени организации и др. Реализацията в професията може да се осъществи както на позиции в частния сектор, така и в публичната администрация. Основните задължения на секретаря включват обработка на кореспонденция, управление на графици, организиране на срещи, а също така осигуряване на адекватна комуникация между различните отдели, координиране и формиране на добри работни взаимоотношения с други организации. Специалистът в професия „Административни и офис дейности“ носи отговорност за координацията на офис дейностите, управлението на ресурси, бюджетирането, управлението на човешките ресурси. Специалистът в професия „Административни и офис дейности“ носи отговорност за наблюдението на общите административни функции и всички събития или дейности в офиса. Създава и поддържа приятна работна среда, осигурявайки високи нива на организационна ефективност и провежда ясна комуникация. Придобилият професионална квалификация по професията организира и насочва документацията и осъществява координацията между отделите. Длъжността е централната точка за контакт за всички останали позиции в организацията. Служителят има общ поглед върху дейността ѝ и се намесва, за да улеснява нормалното протичане на работата. В преките задължения се включват административното обслужване и осъществяването на комуникация с широк кръг от длъжности в и извън организацията. Голяма част от ежедневната работа е свързана с посрещане на гости, комуникация с куриери и доставчици, обработка на кореспонденция, отговаряне на телефонни обаждания, изготвяне на графици, организиране и поддържане на офис средата. На позицията се работи интензивно с различни документи, които да се изготвят, обработят, разпечатат, сканират, архивират, свеждат до знанието на отговорни лица в организацията, клиенти и контрагенти, както и поддържането на електронен и хартиен архив на договори и фактури. Изпълняващият професията „Административни и офис дейности“ организира и координира бизнес пътувания, фирмени събития и извършва задачи, свързани с поддръжката на офис сградата, поръчката на офис консумативи, подпомага администрирането и плащанията на фактури. В зависимост от заеманата позиция допълнителни задължения могат да бъдат воденето на протоколи от срещи, конферентни разговори и съвещания, превод на документи, писмена и устна комуникация на чужд език, създаване и редактиране на презентации, подготовка на презентационни материали, управление на акаунти в социални медии. Задължително трябва да се познават нормативните актове, свързани с трудови права, данъчни задължения и защита на личните данни. Добрата познаваемост на тези нормативни актове е важна за осигуряване на защита на правата на служителите и клиентите. Изпълняващият професията „Административни и офис дейности“ трябва да познава вътрешната нормативна уредба и правила за работа на фирмата, предмета ѝ на дейност и характеристиките на сферата на работа, организационната структура и йерархия. В зависимост от сектора, в който функционира фирмата, към нормативната уредба се добавят специфичните закони, правила и стандарти, които са необходими за работа. Длъжността се изпълнява в офис и включва работа с компютри, софтуер, принтер, скенер, телефон и друго техническо оборудване. Задължително в професията се използва програмен пакет за работа с документи, електронни таблици, електронна поща, интернет, софтуер за видеоконферентна връзка и др., онлайн приложения за създаване и редактиране на документи, таблици и презентации, за сътрудничество и работа в облак, системи за деловодство и документооборот. В зависимост от сферата, в която работи организацията, е необходимо усвояването на специфични софтуерни продукти за ефективно изпълнение на задълженията в работата. Изпълняващият професията „Административни и офис дейности“ трябва да притежава организационни умения, внимание към детайлите и способност за прецизна работа с документи и файлове. Ефективната комуникация е основен компонент за изграждане и поддържане на добри отношения с клиенти и колеги в професията, затова задължително професионалистът трябва да притежава умения за вербална и писмена комуникация, активно слушане, както и за правилата за бизнес етикета. Умението за работа в екип и за адаптиране на стила за работа спрямо личността/индивидуалността на мениджъра или екипа, на който е подчинена позицията е от важно значение за успеха на работата. Освен умението за планиране и организиране на собственото време и задължения професионалистът трябва да умее да организира графика, приоритетите и задачите на мениджъра/екипа, на който съдейства. Специалистът в професията трябва да спазва фирмената политика за защита на информацията и да не разпространява информация, станала му известна по повод на служебните задължения.